Dokumenty

Zakres dokumentów wymaganych przy dokonywaniu poszczególnych czynności notarialnych zależy od rodzaju i treści zamierzonej czynności, stanu prawnego oraz okoliczności faktycznych konkretnej sprawy, w każdym przypadku jest on ustalany indywidualnie przez Notariusza lub pracownika Kancelarii. 

Wszystkie dokumenty niezbędne do dokonania czynności notarialnej należy dostarczyć do Kancelarii przed zaplanowaną czynnością notarialną, przy czym do przygotowywania projektu aktu notarialnego wystarczające będzie przesłanie skanów lub zdjęć dokumentów mailem na adres Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., zaś na samą czynność bezwzględnie należy przedstawić oryginały dokumentów. 

Każda osoba biorąca udział w czynności notarialnej powinna posiadać przy sobie ważny dokument tożsamości (dowód osobisty lub paszport). 

Poniżej przedstawiamy wykaz najczęściej wymaganych dokumentów. Proszę pamiętać, że wymienione niżej dokumenty mają jedynie przykładowy charakter i przed dokonaniem każdej czynności notarialnej konieczne jest ich indywidualne ustalenie z Notariuszem lub pracownikiem Kancelarii. 

 

1. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA DZIAŁKI: 

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu bądź akt poświadczenia dziedziczenia, na podstawie którego nastąpiło nabycie nieruchomości),
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został uiszczony / nie należał się / zobowiązanie podatkowe wygasło w wyniku przedawnienia – dotyczy przypadków, gdy podstawą nabycia jest dziedziczenie lub zasiedzenie (niezależnie od tego, kiedy nastąpiło), a także umowa darowizny lub nieodpłatne zniesienie współwłasności dokonane po 01 stycznia 2007 roku,
• zaświadczenie o przeznaczeniu gruntu w miejscowym planie zagospodarowania przestrzennego lub zaświadczenie o jego braku,
• ostateczna decyzja o warunkach zabudowy (jeżeli została wydana),
• zaświadczenie informujące o tym, czy nieruchomość jest położona na obszarze rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
• zaświadczenie informujące o tym, czy nieruchomość objęta jest uproszczonym planem urządzenia lasu lub decyzją, o której mowa w art. 19 ust. 3 ustawy o lasach,
• wypis z rejestru gruntów wraz z wyrysem z mapy ewidencyjnej,
• ostateczna decyzja zatwierdzająca podział nieruchomości, jeżeli nastąpił podział nieruchomości,
• w przypadku nieruchomości zabudowanej: wypis z kartoteki budynków,
• w przypadku nieruchomości zabudowanej budynkiem mieszkalnym: zaświadczenie informujące, o tym, że w budynku nikt nie jest zameldowany,
• w przypadku nieruchomości zabudowanej: świadectwo charakterystyki energetycznej dla budynku (jeżeli zostało sporządzone)
• dane personalne stron umowy (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu, stan cywilny, a ponadto w przypadku osób pozostających w związkach małżeńskich informacja o obowiązującym ustroju majątkowym (wspólność majątkowa/rozdzielność majątkowa), a dodatkowo w przypadku firm – numer KRS, REGON i NIP,
• wartość rynkowa przedmiotu umowy i cena sprzedaży,
• warunki i data płatności ceny oraz wydania przedmiotu umowy w posiadanie nabywcy,
• numer rachunku bankowego.

 

2. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA LOKALU Z KSIĘGĄ WIECZYSTĄ: 

• numer księgi wieczystej,
• podstawa nabycia (np. wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu bądź akt poświadczenia dziedziczenia, na podstawie którego nastąpiło nabycie lokalu),
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został uiszczony / nie należał się/ zobowiązanie podatkowe wygasło w wyniku przedawnienia – dotyczy przypadków, gdy podstawą nabycia jest dziedziczenie lub zasiedzenie (niezależnie od tego, kiedy nastąpiło), a także umowa darowizny lub nieodpłatne zniesienie współwłasności dokonane po 01 stycznia 2007 roku,
• zaświadczenie informujące o tym, czy lokal jest położony na obszarze rewitalizacji lub Specjalnej Strefy Rewitalizacji,
• zaświadczenie informujące, o tym, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• zaświadczenie informujące o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało wydane),
• dane personalne stron umowy (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu, stan cywilny, a ponadto w przypadku osób pozostających w związkach małżeńskich informacja o obowiązującym ustroju majątkowym (wspólność majątkowa/rozdzielność majątkowa), a dodatkowo w przypadku firm – numer KRS, REGON i NIP,
• wartość rynkowa lokalu i cena sprzedaży,
• warunki i data płatności ceny oraz wydania lokalu w posiadanie nabywcy,
• numer rachunku bankowego.
  

 

3. SPRZEDAŻ LUB DAROWIZNA SPÓŁDZIELCZEGO WŁASNOŚCIOWEGO PRAWA DO LOKALU: 

• numer księgi wieczystej, jeżeli została założona,
• podstawa nabycia (np. przydział, wypis aktu notarialnego, prawomocne postanowienie sądu o stwierdzeniu nabycia spadku lub akt poświadczenia dziedziczenia, na podstawie którego nastąpiło nabycie),
• zaświadczenie Naczelnika Urzędu Skarbowego stwierdzające, że podatek od spadków i darowizn został uiszczony/ nie należał się/ zobowiązanie podatkowe wygasło w wyniku przedawnienia – dotyczy przypadków, gdy podstawą nabycia jest dziedziczenie lub zasiedzenie (niezależnie od tego, kiedy nastąpiło), a także umowa darowizny lub nieodpłatne zniesienie współwłasności dokonane po 01 stycznia 2007 roku,
• zaświadczenie ze spółdzielni o przysługującym prawie do lokalu,
• zaświadczenie informujące o braku zadłużenia w płatności opłat eksploatacyjnych,
• zaświadczenie informujące, o tym, że w lokalu nikt nie jest zameldowany,
• świadectwo charakterystyki energetycznej dla lokalu (jeżeli zostało wydane),
• dane personalne stron umowy (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, NIP, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu, stan cywilny, a ponadto w przypadku osób pozostających w związkach małżeńskich informacja o obowiązującym ustroju majątkowym (wspólność majątkowa/rozdzielność majątkowa), a dodatkowo w przypadku firm – numer KRS, REGON i NIP,
• wartość rynkowa lokalu i cena sprzedaży,
• warunki i data płatności ceny oraz wydania lokalu w posiadanie nabywcy,
• numer rachunku bankowego.
  

 

4. PEŁNOMOCNICTWO DO SPRZEDAŻY: 

• dane personalne mocodawcy – osoby która udziela pełnomocnictwa (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu),
• dane personalne pełnomocnika (imiona, nazwiska, imiona rodziców, numer PESEL),
• zakres umocowania,
• opis przedmiotu (np. numer księgi wieczystej prowadzonej dla lokalu lub działki, a w przypadku spółdzielczego własnościowego prawa do lokalu bez księgi wieczystej opis tego lokalu, jego położenie, a także nazwa spółdzielni mieszkaniowej, w której zasobach znajduje się lokal). 

 

5. TESTAMENT:

• dane personalne osoby sporządzającej testament (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu),
• dane personalne osoby powoływanej do spadku (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia),
• w przypadku testamentu z zapisem zwykłym lub windykacyjnym – opis przedmiotu zapisu (np. w przypadku nieruchomości numer księgi wieczystej).

 

6. AKT POŚWIADCZENIA DZIEDZICZENIA:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• numer PESEL zmarłego,
• testament spadkodawcy, jeżeli został sporządzony,
• odpisy skrócone aktów stanu cywilnego spadkobierców:
  • odpisy skrócone aktów urodzenia (dotyczy spadkobierców, którzy wstępując w związek małżeński nie zmieniali nazwisk),
  • odpisy skrócone aktów małżeństwa (dotyczy małżonka spadkodawcy oraz osób, które zawierając związek małżeński zmieniły nazwisko),
  • odpisy skrócone aktów zgonu zmarłych spadkobierców,
• numery ksiąg wieczystych, jeżeli w skład spadku po zmarłym wchodzą nieruchomości,
• dane personalne spadkobierców (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, data i miejsce urodzenia, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu).

 

7. OŚWIADCZENIE O PRZYJĘCIU LUB ODRZUCENIU SPADKU:

• odpis skrócony aktu zgonu spadkodawcy,
• dane personalne osoby składającej oświadczenie o przyjęciu bądź odrzuceniu spadku (imiona, nazwiska, imiona rodziców, PESEL, adres zamieszkania, numer dowodu osobistego lub paszportu),
• informacje o osobach, które złożyły już oświadczenie o przyjęciu bądź odrzuceniu spadku, 
• dane osobowe pozostałych spadkobierców ustawowych (imiona, nazwiska, adresy zamieszkania). 

 

PRZYDATNE INFORMACJE:

• Jeżeli przedmiotem aktu notarialnego, który ma zostać sporządzony lub dokumentu, na którym notariusz ma poświadczyć podpis ma być zbycie praw do spadku albo zbycie lub obciążenie (hipoteką bądź służebnością) rzeczy lub praw majątkowych uzyskanych tytułem dziedziczenia lub zasiedzenia, a po dniu 01 stycznia 2007 roku również tytułem darowizny, zapisu zwykłego, zapisu windykacyjnego, nieodpłatnego zniesienia współwłasności, zachowku, notariusz może dokonać tych czynności tylko za uprzednią pisemną zgodą naczelnika właściwego urzędu skarbowego albo po przedstawieniu zaświadczenia wydanego przez naczelnika właściwego urzędu skarbowego potwierdzającego, że nabycie jest zwolnione od podatku, że należny podatek został zapłacony albo zobowiązanie podatkowe wygasło wskutek przedawnienia.
• Dla strony kupującej korzystniejsza jest sytuacja, w której zbywca wymelduje się z lokalu przed zawarciem aktu - umowy sprzedaży. Jeżeli bowiem tego nie zrobi, to nowy właściciel może być zmuszony do przeprowadzenia procedury administracyjnej związanej z wymeldowaniem osób, które opuściły lokal, a się nie wymeldowały, a procedura ta jest dość długotrwała. Z samych względów formalnych wymeldowanie nie jest jednak konieczne do zawarcia umowy. Jeśli nabywcy wyrażają zgodę na późniejsze wymeldowanie, to nie ma przeszkód, aby taki zapis znalazł się w akcie. Podobna sytuacja dotyczy rozliczenia kosztów eksploatacyjnych - jest to kwestia umowy między stronami aktu notarialnego.
• W przypadku nabycia nieruchomości rolnej przez rolnika indywidualnego spełniającego warunki określone w ustawie z dnia 11 kwietnia 2003 r. o kształtowaniu ustroju rolnego, należy przedłożyć notariuszowi wszystkie wymagane ww. ustawą dowody potwierdzające spełnienie warunków do nabycia nieruchomości rolnej, które każdorazowo są indywidualnie ustalane z Notariuszem. 
• Przy sporządzeniu pełnomocnictwa konieczna jest jedynie obecność mocodawcy (tj. osoby która udziela pełnomocnictwa).
• Jeżeli którakolwiek ze stron czynności działa przez pełnomocnika konieczne jest wcześniejsze poinformowanie Kancelarii o tej okoliczności oraz przedłożenie wypisu pełnomocnictwa.